Peningkatan Kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) dalam Pengaplikasian Sistem Informasi Manajemen (SIM) pada Organisasi Publik

Peningkatan Kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) dalam Pengaplikasian Sistem Informasi Manajemen (SIM) pada Organisasi Publik

Abstrak

Seiring dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan tekhnologi, Maka keberadaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) pada organisasi publik sudah tidak dapat kesampingkan lagi. Dari itu dibutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang dapat mengaplikasikan Sistem Informasi Manajeman tersebut secara maksimal. Namun dalam kenyataannya, banyak ditemukan para petugas di organisasi publik tidak dapat mengoperasikan Sistem Informasi Manajemen yang berbasiskan komputer (Computer-based management information systems). Diperlukan pemahaman tentang Manajemen Sumber Daya manusia (MSDM) untuk melakukan rekruitmen yang ketat, pelatihan dan pengembangan yang tepat, penempatan yang layak dan konsisten, serta pengawasan yang rutin demi pengaplikasian sarana Sistem Informasi Manajemen yang maksimal pada organisasi publik. Rekruitmen yang ketat dilakukan untuk dapat menghasilkan pelayan masyarakat yang benar-benar berkompeten. Pelatihan dan pengembangan yang tepat dilakukan untuk meningkatkan kualitas pelayan masyarakat sesuai dengan kemampuan mereka. Penempatan yang layak dan konsisten diperlukan untuk mewujudkan pelayan publik yang profesional terhadap bidangnya. Dan pengawasan yang rutin dilakukan untuk mengetahui perkembangan kualitas Sumber Daya Manusia pada organisasi publik terutama dalam pengaplikasian Sistem Informasi Manajemen yang berbasiskan komputer. Proses tersebut harus diimbangi dengan Perencanaan Sumber Daya Manusia (PSDM) yang baik. Sehingga tujuan organisasi publik untuk melayani masyarakat dengan baik dapat diwujudkan.

Kata Kunci : sumber daya manusia, manusia, aplikasi, sistem informasi manajemen, komputer, organisasi publik

Perkembangan dunia ilmu pengetahuan dan tekhnologi membuat seluruh tatanan kehidupan dunia berubah. Hal ini juga berdampak pada perubahan yang terjadi di dalam organisasi publik. Salah satu factor yang menyebabkan perubahan tersebut adalah sistem informasi. Sistem informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi (Lucas,1987 dalam Wahyudi, 2004 : 14). Dalam suatu organisasi publik diperlukan suatu sistem Informasi Manajemen yag berbasis komputer (Computer-based management information systems). Maka suatu sistem informasi manajemen yang berbasis computer tersebut terdiri dari manusia, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), data, dan prosedur-prosedur organisasi yang saling berinteraksi untuk menyediakan data dan informasi yang tepat pada waktunya kepada pihak-pihak di dalam maupun diluar organisasi yang berkompeten (Parker, 1986 dalam Wahyudi, 2004 : 16).
Ada beberapa Unsur penting dalam pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen yang berbasis komputer (Computer-based management information system). Salah satu diantaranya adalah manusia. Manusia adalah unsur pokok dalam pengaplikasian sistem informasi manajemen. Sumber daya manusia yang berkualitas sangat diperlukan untuk pengaplikasian sistem Informasi manajemen dalam organisasi publik. Pelayanan organsisasi publik yang baik merupakan salah satu tujuan setiap organisasi publik sehingga harus dilakukan berbagai upaya untuk mencapai tujuan tersebut.. Salah satu jalan untuk mencapai tujuan tersebut adalah dengan pendayagunaan Sumber Daya Manusia yang berkualitas yang dapat memanfaatkan sistem informasi yang berbasis komputer.
Peran manusia dalam pengaplikasian SIM dapat dikatakan sebagai faktor utama penentu keberhasilan dari pengaplikasian tersebut. Begitu juga di dalam organisasi publik, untuk memanfaatkan SIM tersebut, maka diperlukan SDM yang berkualitas yang mampu mengaplikasikan SIM sesuai dengan bidang mereka masing-masing. Organisasi publik diharapkan dapat mengalokasikan SDM yang benar-benar berkualitas untuk dapat mengaplikasikan SIM yang berbasiskan komputer.
Pengaplikasian Sistem Informasi Manajeman sangat bergantung pada penggunaan tekhnologi komputer. Komputer merupakan sarana Tekhnologi dan informasi yang wajib di gunakan dalam pengaplikasian SIM tersebut. Dari itu para pelayan masyarakat di dalam organisasi publik wajib menguasai sistem yang berbasiskan komputer tersebut. Permasalahannya sekarang adalah apakah disetiap organisasi publik telah memiliki SDM yang mampu mengaplikasikan SIM yang berbasiskan komputer tersebut dengan maksimal?
Permasalahan SDM yang akan mengaplikasikan SIM yang berbasiskan komputer memang harus dijadikan topik utama dalam pembahsan SIM terutama dalam prakteknya di organisasi publik. Organisasi publik harus benar-benar memiliki SDM yang berkualitas dan mampu mengaplikasikan komputer dalam menjalankan tugas mereka masing-masing. Namun dalam prakteknya tidak jarang ditemui para pelayan masyarakat tersebut tidak dapat memanfaatkan komputer dengan maksimal. Bahkan juga ditemui pelayan masyaratkat di organisasi publik yang tidak dapat megoperasikan komputer sama sekali. Padahal sebagaimana yang telah dijelaskan di atas, komputer merupakan unsur utama dalam pengaplikasian SIM. Dari itu organisasi publik harus benar-benar melakukan jalan keluar untuk mengatasi permasalahan di atas.
Dalam hal ini diperlukan Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) untuk menunjang tujuan tersebut. Dimana MSDM dapat didefenisikan sebagai ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat (Hasibuan,2008 :10). MSDM yang berfungsi untuk mengatur hubungan dan para personil tersebut dapat menyajikan jalan untuk peningkatakan kualitas SDM termasuk di dalam organisasi publik. Secara sederhana peningkatan Sumber Daya Manusia dalam pengaplikasian Sistem Informasi Manajemen pada organisasi publik dapat dilaksanakan dengan perbaikan dalam sistem perekrutan yang ketat, pelaksanaan pelatihan yang tepat, penempatan yang layak dan terkonsentrasi serta pengawasan yang rutin.
Perekrutan atau seleksi pegawai adalah salah satu proses untuk memilih orang-orang yang memenuhi spesifikasi kebutuhan organisasi. Di dalam organisasi publik maka proses perekrutan disesuaikan dengan kebutuhan organisasi publik itu sendiri. Dalam kaitannya dengan peningkatan sumber daya manusia yang mampu mengaplikasikan sistem informasi manajemen yang berbasiskan komputer, maka diperlukan rekruitment atau seleksi yang benar-benar ketat dengan memperhatikan kemampuan calon pegawai tersebut terhadap penguasaannya atas SIM tersebut. SIM yang sangat identik dengan komputer membuat calon pegawai yang akan diterima pada organisasi publik harus dapat mengoperasikan komputer tersebut sesuai standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Standar ini juga harus disiapkan oleh organisasi publik agar dalam proses rekruitmen atau seleksi telah memiliki standar yang tetap dan dapat menunjang kelancaran proses rekruitmen. Penentuan standar ini juga berkaitan dengan efisiensi dan efektifitas dalam pencapaian tujuan organisasi tersebut. Tujuan utama dilakukannya rekruitmen atau penyeleksian pegawai tersebut adalah untuk menghasilkan pelayan publik yang benar-benar berkompeten. Pelayan publik yang berkompeten tersebut harus dapat melaksanakan tugas mereka dengan maksimal terutama mereka yang berkaitan langsung dengan pengaplikasian Sistem Informasi Manajemen. Hal yang juga harus diperhatikan dalam proses rekruiment ini adalah para penyeleksi yang benar-benar berkompeten dan professional. Diharapakan para penyeleksi tersebut juga memiliki kemampuan yang mencukupi untuk menyeleksi para calon pegawai di organisasi publik terutama yang berkenaan dengan pengaplikasian Sistem Informasi Manajemen. Maka dari itu apabila perekrutan atau penyeleksian telah dilakukan secara ketat oleh orang-orang yang berkompeten, maka akan mewujudkan para pelayan masyarakat yang benar-benar berkompeten terutama di bidang Sistem Informasi Manajemen yang saat ini menjadi suatu trend yang mewajibkan organisasi pulik harus mengambil bagian yang cukup besar di dalamnya.
Pelaksanaan pelatihan dan pengembangan dilakukan sebagai tindak lanjut dari pelaksanaan rekruitmen yang sebelumnya dilakukan dan dilaksanakan untuk meningkatkan kualitas para pelayan masyarakat yang sudah terlebih dahulu bergabung. Pelatihan dan pengembangan ini harus dilakukan secara tepat. Tepat disini adalah proses pelatihan dan pengembangan yang dilakukan tersebut harus benar-benar dilakukan untuk meningkatkan kemampuan dan kualitas para pelayan masyarakat sesuai dengan kompetensi mereka masing-masing. Proses rekruitmen yang dilakukan sebelumnya diharapakan dapat mengetahui kompetensi masing-masing pelayan masyarakat di organisasi publik. Karena apabila hal tersebut tidak dilakukan maka proses pelatihan dan pengembangan yang dilakukan hanya akan menjadi suatu proses yang tidak akan membawa perubahan yang positif, tapi malah akan menjadi beban organisasi karena telah membuang dana dan waktu untuk melakukan pelatihan dan pengembangan tersebut. Hal ini bukan hanya sekedar isapan jempol belaka, namun kenyataannya banyak terjadi di berbagai organisasi publik. Terkadang pelatihan yang diberikan dilakukan dengan menyatukan pelaksanaan pelatihan tersebut tanpa memisahkan pelaksanaannya sesuai bidang yang mereka kuasai atau yang akan mereka bidangi setelah mengikuti pelatihan tersebut. Padahal pelatihan yang dilakukan seharusnya dilakukan sesuai dengan kemampuan dan bidang yang akan digeluti oleh para pelayan publik kedepannya. Pelaksanaan pelatihan dan pengembangan SDM para pelayan publik juga perlu dilakukan secara berkala dan dengan perencanaan yang baik, sehingga menjadi kegiatan yang benar-benar terjadwal. Hal ini dilakukan untuk mempermudah pengukuran kemajuan SDM para pelayan publik setelah dilakukannya pelatihan dan pengembangan tersebut. Namun permasalahan disini menjadi bertambah rumit apabila pelatihan dan pengembangan tersebut hanya menjadi sebuah rutinitas berkala yang dilaksanakan sesuai jadwal tertentu hanya untuk memenuhi program yang telah dibuat oleh organisasi publik itu sebelumnya. Namun dalam prakteknya pelaksanaan pelatihan tersebut tidak memiliki tujuan yang spesifik dan hanya sebagai ajang tatap muka semata dan itupun dihadiri oleh segelintir orang saja. Dari itu diperlukan perencanaan yang tepat dan pelaksanaan yang tepat untuk menghasilkan pelatihan dan pengembangan SDM para pelayan publik yang tepat pula terutama di bidang Sistem Informasi Manajemen.
Selanjutnya yang perlu diperhatikan adalah dalam hal penempatan para palayan publik tersebut. Salah satu hal yang menyebabkan gagalnya pelaksanaan tugas dari para pelayan publik adalah tidak adanya kesesuaian antara bidang yang digelutinya dengan kompetensi yang mereka miliki. Hal ini sungguh ironis sekali apabila seorang pegawai yang tidak memiliki kemampuan untuk mengoperasionalkan komputer diletakkan pada bidang-bidang yang berhubungan langsung dengan sistem informasi yang memerlukan komputer seperti operator, administrator, bahkan di bidang infokom. Penempatan ini merupakan sesuatu yang urgent dan harus dilakukan dengan memperhatikan kompetensi para pegawai yang akan ditempatkan nantinya. Terutama dalam bidang pengaplikasian Sistem Informasi Manajemen, harus benar-benar dikelola oleh orang-orang yang mampu dan memiliki kompetensi yang sesuai dengan pengaplikasian SIM tersebut. Memang tidak semua orang dapat menguasai sarana sistem informasi seperti komputer, Namun dalam pelaksanaannya hal ini dapat diatasi dengan melakukan pelatihan yang tepat sebagaimana yang telah dijelaskan di atas.
Pelatihan dan penempatan pegawai memiliki hubungan yang sangat erat sekali. Pelatihan dilakukan untuk menambah atau memperbaiki kualitas para pegawai dalam hal ini para pelayan publik agar dapat bekerja sesuai dengan tuntutan bidang yang akan digelutinya nanti. Namun kadang terjadi permasalah yang rumit yaitu penempatan yang tidak layak dan konsisten, Layak disini adalah para pegawai tersebut harus ditempatkan sesuai dengan kompetensi mereka dan konsisten disini adalah penempatan tersebut harus benar-benar dilakukan dengan memakai jangka waktu yang dapat membuat pelayan publik tersebut benar-benar profesional dalam bidang SIM yang mereka geluti. Hal ini dilakukan untuk menghindari mutasi yang salah yang sering dilakukan pada organisasi publik. Seperti pemindahan pegawai yang dilakukan dengan tenggang waktu yang sangat singkat dihitung dari pelaksanaan pelatihan dan penempatannya pertama kali pada bidang yang bersangkutan. Hal ini akan berdampak tidak profesionalnya para pelayan publik terutama dalam pengaplikasian Sistem Informasi Manajemen karena waktu yang sangat singkat dibidang tersebut. Pegawai tersebut sudah barang tentu belum dapat menjadi professional di bidangnya karena hanya sementara waktu di bidang tersebut. Pelatihan dan pengembangan yang dilakukan sebelumnyapun menjadi tidak bermanfaat karena harus kembali melakukan pelatihan untuk bidang lainnya sehingga dapat membuang banyak biaya dan waktu. Dampak akhir dari fenomena ini adalah tidak terciptanya para pelayan publik yang professional terutama yang berkaitan dengan pengaplikasian Sistem Informasi Manajemen dalam organisasi publik.
Langkah yang selanjutnya adalah melakukan pengawasan secara rutin untuk mengukur perkembangan kualitas SDM di organisasi publik terutama dalam pengaplikasian Sistem Informasi Manajemen. Rekruitmen, pelatihan dan pengembangan serta penempatan SDM tersebut sesuai dengan bidang dan secara konsisten untuk menciptakan SDM organisasi publik yang professional. Dari itu diperlukan pengawaan untuk menilai perkembangan yang terjadi dari pelaksanaan tahapan-tahapan tersebut sehingga dapat diukur peningkatan bahkan pemerosotan SDM di dalam organisasi tersebut. Pelaksanaan pengawasan juga harus di awali dengan melakukan perencanaan yang matang tentang jadwal pelaksanaan, pihak-pihak yang melakukan pengawasan serta keluaran dari pengawasan tersebut.
Perencanaan dalam pengawasan diperlukan untuk menentukan waktu pelaksanaan dari pengawasan tersebut. dimana pengawasan terhadap kinerja tersebut harus dilakukan secara berkala ,baik pengawasan yang langsung terjun kelapangan (On the spot), maupun yang dilakukan di belakang meja melalui laporan-laporan (Behind on the table). Pihak yang terlibat disini adalah atsan dan pihak-pihak yang melakukan pengawasan langsung tersebut. Keluaran yang diinginkan dari pengawasan adalah terciptanya kontinuitas peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia dengan pengukuran yang konsisten dan perbaikan yang diberikan apabila ditemui suatu kekurangan setelah dilakukan suatu pengawasan. Hasil pengawasan yang dilakukan dapat menjadi tolak ukur bagi pelaksanaan pengawasan selanjutnya untuk mengukur kontinuitas peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia tersebut dalam hal ini di bidanng pengaplikasian Sistem Informasi Manajemen.
Sebagaimana yang telah dijelaskan di atas Sumber Daya Manusia merupakan resource yang paling strategis. Betapapun cermatnya prosedur kerja dirancang, betapapun lengkapnya infrastruktur fisik, betapapun canggihnya tekhnologi dan sistem informasai yang digunakan, pada analisis terakhir kesemuanya itu sangat tergantung pada unsur manusia yang memanfaatkan dan menggunakannya. Jumlah dan jenis-jenis jabatan yang menangani seluruh sistem pengolahan data dengan menggunakan alat-alat elektronika tentunya akan berbeda dari sauatu organisasi keorganisasi lainya. Tergantunga pada jenis organisasi tersebut, jenis yang dilayanai, cakupan organisaasi tersebut, dan berbagai macam keputusan organisasi yang harus didukung oleh informasi tersebut.
Organisasi publik merupakan suatu organisasi yang sangat memerlukan sistem informasi manajemen dalam hal pelaksanaan tugasnya melayani masyarakat. Dari itu pemanfaatana media komputerisasi harus benar-benar dikuasai oleh setiap pihak yang berhubungan langsung dengan hal-hal tersebut. kita dapat melihat pengaplikasian Sistem Informasi Manajemen pada organisasi publik dewasa ini. Sistem informasi kepegawaian dan sistem informasi kependudukan, dan Sistem Informasi Kebencanaan adalah beberapa wujud dari pengaplikasian Sistem Informasi manajemen pada organisasi publik.
Sistem informasi Kepegawaiana sangat identik dengan pengolahan data kepegawaian dan penyusunan jadwal serta perangkat-perangkat lainnya yang berfungsi untuk pelaksanaan sistem administrasi kepegawaian dan pengukuran kinerja serta kedisiplinan pegawai. Sistem Informasi Kependudukan mengurus hal-hal yang berkenaan dengan data kependudukan serta distribusi data tersebut mulai dari tingkat nagari atau kecamatan sampai kepada tingkat pusat. Hal ini akan mempermudah pelaksanaan administrasi kependudukan baik untuk pelaksanaan sensus maupun untuk pelayanan online yang akan diterima masyarakat. Begitu juga dengan Sistem Informasi Kebencanaan, masyarakat sangat memerlukan informasi yang akurat tentang penanggulangan dampak bencana. Sistem ini akan membantu masyarakat untuk mengetahui informasi mengenai bencana yang terjadi disuatu daerah mulai dari jenis bencana, lokasi, korban jiwa, serta kerugian hata benda yang diakibatkan oleh bencana tersebut.
Banyak hal yang dapat ditingkatkan pada organisasi publik apabila organisasi tersebut berhasil mengaplikasikan Sistem Informasi Manajemen yang berbasiskan komputer tersebut dengan baik. Dari itu Peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia harus benar-benar menjadi fokus utama para pengelola di organisasi publik. Proses perekrutan,pelatihan, penempatan dan pengawasan yang telah disajikan di atas dapat dijalankan dengan baik apabila adanya suatu Perencanaan Sumber Daya Manusia (PSDM) yang baik.
Perencanaan Sumber Daya Manusia (PSDM) adalah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta efektif dan efisien dalam membantu terwujudnya tujuan ( Hasibuan, 2008 : 250). Dari pernyataan tersebut dapat dilihat bahwa Perencanaan Sumber Daya Manusia tersebut sangat diperlukan untuk membantu tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Dari itu perencanaan tersebut harus benar-benar dilakukan dengan maksimal terutama dalam merancang pelaksanaan rekruitmen, pelatihan dan pengembangan, penempatan, dan pengawasan yang akan dilakukan.
Perencanaan Sumber Daya Manusia baru dapat dilakukan dengan baik dan benar jika informasi tentang job analysis, organisasi, dan situasi persediaan tenaga kerja diperoleh. Dimana job analysis memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia, dan alat-alat yang digunakan (Hasibuan, 2008: 251) Dengan adanya Perencanaan Sumber Daya Manusia tersebut diharapakan proses rekruitmen, pelatihan dan pengembangan, penempatan, dan pengawasan dapat dilakukan dengan baik. Hal ini mungkin saja terjadi karena adanya pemanfaatan informasi tentang job analysis, organisasi dan situasi persediaan tenaga kerja. Sehingga peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia dalam pengaplikasian Sistem Informasi Manajemen dapat diwujudkan. Hal ini juga berkaitan dengan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia dimana efektif tidaknya penyelenggaraan berbagai fungsi yang menjadi tanggung jawab Manajemen Sumber Daya Manusia yang handal serta yang dipelihara secara cermat sehingga mencerminkan kemutakhiran, akurasi dan kelengkapannya. Inti suatu sistem informasi sumber daya manusia terletak pada informasi tentang : a. Uraian semua jabatan yang ada dalam organisasi, b. analisis pekerjaan yang lengkap sehingga diketahui aneka ragam pekerjaan yang harus dilaksanakan, c. uraian pekerjaan yang memberikan gambaran yang jelas tentang persyaratan yang harus dipenuhi oleh tenaga kerja yang ditugaskan dan diberi tanggung jawab tertentu, serta d. standar unjuk kerja yang digunakan sebagai tolak ukur tentang berhasil tidaknya seseorang memangku jabatan dan mengerjakan tugasnya.
Pemahaman tentang sistem informasi sumber daya manusia tersebut akan mendukung pengaplikasian Sistem Informasi manjemen yang berbasis komputer. Dengan pemanfaatan informasi tersebut maka proses perekrutan, pelatihan dan pengembangan, penempatan dan pengawasan para pelayan publik yang bergerak pada pengaplikasian Sistem Informasi Manajemen dapat terlaksana dengan perencanaan yang matang dan hasil yang maksimal.

Kesimpulan

Pengaplikasian Sistem Informasi Manejemen (SIM) yang berbasiskan komputer (Computer-based management information systems) sangat tergantung pada Sumber Daya Manusia (SDM) para pelayan publik yang bergerak di bidang pengaplikasian tersebut. Dari itu sangat diperlukan peningkatan Sumber Daya Manusia untuk dapat memanfaatkan Sistem Informasi Manejemen tersebut dengan maksimal. Diperlukan pemahaman tentang Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) untuk dapat melaksanakan perekrutan yang ketat, pelatihan dan pengembangan yang tepat, penempatan yang layak dan konsisten, serta pengawasan yang rutin demi pengaplikasian sarana Sistem Informasi Manajemen yang maksimal pada organisasi publik. Kesuksesan proses-proses tersebut tergantung kepada Perencanaan Sumber Daya Manusia (PSDM) yang memperhatikan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Sehingga apabila seluruh aspek tersebut telah terlaksana maka tidak akan pernah ditemui lagi pelayan publik yang masih buta akan kemajuan sarana teknologi dan informasi terutama dalam hal pengoperasian komputer dalam pelaksanaan tugasnya melayani masyarakat di organisasi publik.



Daftar Pustaka :

Hasibuan, Malayu. S. P. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Bumi Aksara.

Kumorotomo, Wahyudi & Subando Agus Margono. 2004. Sistem Informasi manajemen dalam Organisasi-Organisasi Publik. Yogyakarta : Gadjah Mada University Press
Rachmawati, Ike Kusdyah. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta : ANDI.

Siagian, Sondang.P. 2008. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara.